2022年自考《管理信息的收集与处理》模拟试题四十一

第九章 秘书事务辅助与信息工作

(一)机关值班及电话处理中的信息工作

1.(1)值班工作中信息处理的重要性;

值班工作在组织内外沟通联络中具有不可替代的作用。机关值班工作的重要任务之一就是保证管理信息系统全天候畅通。无论在什么情况下，下级报送的信息，上级机关及领导人的指示，以及外部的有关重要情况等，都要通过值班室或值班秘书，迅速准确的传达到位。如果说秘书机构是组织管理信息网络的枢纽的话，值班室和值班秘书的信息处理，则是这一信息枢纽保持持续运转的关键。

(2)市长公开电话的作用。

市长公开电话是政府密切联系群众、了解社情民意、转变领导作风、提高办事效率的重要信息渠道。正确有效地处理市长公开电话信息，是关系到领导、领导机关与群众关系，关系到人民群众切身利益的大事，具体操办的秘书人员，必须尽职尽责。

2.(1)值班工作信息处理的基本内容;

一是要全面、准确地把握各种信息渠道。二是要随时准确把握领导者活动踪迹，做到无论领导出差还是到下属单位检查工作，都能保持联络，在有重要情况时，及时与领导沟通。三是要确保组织内部和外部信息沟通的连续性、快捷性，无论是节假日还是下班以后。四是要做好值班记录，以作为向领导汇报的依据。五是要建立健全值班信息处理制度，对各信息渠道传递来的信息要按规范的程序进行处理，做到职责奉命，避免出信息差错和失误。六是要注重保密，对有关奢糜的信息、情况和文件，严格按保密规定办事。七是对重要情况要采用“特事特办”“急事急办”的特殊处理方法。一方面要及时向主要领导人汇报，一方面要紧急处理，减少损失。

(2)传递电话信息的有效性;

对要报告给领导的一般性电话内容，不必一次电话报告一次，可采取集中汇报的方式;对最重要的、紧急的电话信息，必须及时汇报;对自己可以答复的电话，可以自行回答，不必打扰领导;对必须由领导决定的内容，必须请领导决定。

(3)电话信息分类处理的要求;

对必须由领导处理的电话，应转报给领导处理;对职能部门权限范围内的电话，应转给职能部门处理;对一般的电话，秘书了解情况的可自行处理。特别要注重按职能分工将电话信息进行分类处理，要避免处理过程中的事权交叉和相互扯皮的低效现象的发生。

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