文书、文件和公文

在机关日常活动中，常常出现“文书”、“文件”、和“公文”这三个概念同时使用的情况。三者有时没有很大的区别，如：文书处理有人就说成是文件处理、公文处理;文件往来有人说是公文往来。这就可以说明：在机关的日常工作活动中，出现文书、文件和公文这三个概念，它们的基本含义是一致的，都是指国家机关和其他的社会组织在工作活动当中，形成和处理的外来文件、发出文件和机关内部所使用的文件材料，即公务文书。也就是说在机关日常的工作当中，我们所说的文书、文件和公文都是公务文书，它们的内涵是一样的，所以它们在不同的场合可以通用。

但是在实际工作中，由于历史的习惯称呼、用法和其他方面的原因，这三个概念在不同的场合往往强调不同的侧面，有不同的称呼和用法。

比如：“文书”一词用的非常普遍，它既可以指所有文件资料的总称，又可以指公务文书，既可以指私人文书，也可以指公务文书，它是一个整体概念，同时，“文书”还可以作为一种职业，是专管收发文件的。另外，像一些政府部门，比如说市政府中有一个文书科，有文书科长、文书处长，这是一种职务。

文件这一词，可以从两个意义上来理解，从广义上来说，它和文书是一样的，既可以指公务文件，也可以指私人文件，同时，它也可以是有关文件资料的总称，如：我们在开会的时候，有会议文件，会议文件包括的就非常多，有会议纪要、会议决议，这些都是会议的正式的文件，另外还有领导的讲话、领导的发言、会议的记录、会议的简报，包括一些录音、录像的片段，这些材料也可以称为文件。即从广义来说文件是指一切的文件材料的总称，包括公务文书和私人文件。狭义上的文件是指机关和组织制成和发布的，有文件版头(红头)等固定格式的正式行文，如：中共中央文件、国务院文件它们都是由红字印出来，都有固定的格式，这就是文件。对于这一类正式的行文，人们往往郑重的称之为文件，而不称为文书或公文。另外文件可以用数量来修饰，如单份文件、一份文件，通常人们不说是一份公文或是一份文书。

关于公文的概念：公文就是公务文书，就是各个机关单位在公务活动中所形成的文件材料，所以公文就不可能是私人文件。

公文有法定的权威

因为公文是由国家机关及其他的社会组织按照法律的规定在行使自己的职权、实施管理，公文是代表机关发言的，它具有法定的效力，它成为各级机关、组织开展工作的可靠的依据，它具有很高的权威性。所以公文所代表的是国家的机关和社会组织。