2022年自考《办公室管理》专项复习题及答案：简答2

一、简答题

1.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?

(1)要获得上司的许可;

(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认

(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等;

(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料。

(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;

(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;

(?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;

(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

2.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?p178—181

(1)有电子提示系统和人工提示系统((2分)

(2)电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员

应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.(3分)

人工提示系统的做法:设置基本办公日程表((1分),固定活动日期一览表((1分),使用提示

性备忘录((1分),准备约会表((1分),准备特殊提示卡(<1分),准备交往提示文件((1分).

3.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?p137

(1)会议名称;

(2)会议记录人的姓名、盖章;

(3)时间(开始时间，结束时间);

(4)会议地点;

(5)议题;

(6)主持人、主席;

(7)出席者名单;

(8)会议的经过情形及结论;

(9)相关的资料;

(10)下次会议预定日期。

4.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?

(1)不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告;如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。

(2)不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅;复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。